浅谈大学图书馆业务管理(一)

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论文关键词：大学图书馆　业务管理　公共管理　技术管理
　　论文摘要：大学图书馆业务管理是图书馆管理的核心，主要包括两大部分：公共管理(PublicService)和技术管理(TechnicalService)。本文根据作者在2007年馆长会议上的发言整理而成，重点介绍了高校图书馆业务管理中存在的普遍问题和解决问题的方法。
　　大学图书馆业务管理是图书馆管理的重要组成部分，可以说是图书馆管理的核心。虽然它与人事管理，财务管理，甚至后勤管理等等都有密切的关系，但仍有独立性。所以，一个相当规模的图书馆都会有专门主管业务的领导。
　　大学图书馆的业务工作根据学校对图书馆的定位不同而有较大的区别。一般传统的定位是书刊文献(包括数字资源)收集、整序、推荐和利用。也有新型的定位：文献信息管理中心。除传统的部分以外，把高校的档案、教学资源(包括课件)、校园网也纳入图书馆工作的业务范围，这在国内外都有不少实例。这两种定位不存在优劣问题，而是需求问题。我在这里还是讲传统定位的图书馆业务管理。图书馆的业务工作一般可分为两大部分：公共服务(publicservice)与技术服务(technicalservice)，所以大学图书馆的管理也就两大块。这里的公共服务是指直接面对读者的服务，技术服务是指公共服务的后台工作，不是我们通常说的复印复录，系统管理，而是包括文献采集，分编加工等等，可以说是对公共服务的服务。
　　1　公共服务
　　公共服务包括文献流通，阅览，参考咨询，数字资源利用，信息检索，读者教育等等。
　　公共服务的指导思想：以人为本，尽可能满足读者需求，让读者感到来图书馆学习是一种精神上的享受。
　　图书馆的布局要方便读者。有条件的图书馆要实行开放式、一站式、无障碍的服务方式，改变那种把管理好文献资源放在首要地位的观念。比如，不准读者带包入馆，必须使用书位牌，哪个房间的书必须在哪个房间阅读等等，甚至进某个阅览室都必需出示证件，登记姓名，让人感觉进图书馆处处受到限制，不舒服。工作人员的服务态度应该友善，实行首问责任制。就是说，读者提出的问题，接受首问者即使本人不能解决，也要负责到解决为止。要建立科学合理可行的规章制度。不要那些口号式的条文，要简单明了。每个图书馆都应该有自己的用户(图书馆)手册，免费任读者索取。需要读者知道的内容包括职能部门的联系电话，开放时间，规章制度，文献分藏地点，书刊及主要数据库的检索方法等等，都应在手册中明示。
　　1．1流通管理
　　流通包括书刊借还、阅览、排架、书库管理、读者管理等。目前大学图书馆主要实行两种方式：一站式无障碍管理和分散型多站式管理。实行哪种方式与图书馆建筑布局有很大关系，老式图书馆建筑一般不适合一站式管理，但有条件的图书馆应实行一站式无障碍管理。一站式无障碍管理对读者而言会感到更人性化，对图书馆而言比较节省人力与空间，当然也会产生新的矛盾。
　　一站式管理更容易产生乱架、撕页、涂写、窃书、私蒇图书馆书刊等问题。因为书刊可以拿到图书馆任何地方去，甚至卫生间。读者的不良行为更容易产生，这是事实。阅读环境整治更是图书馆的顽疾，如室内打电话，带食品、水果、甜饮料，乱扔使用过的纸巾，在电子阅览室玩游戏，两人合坐一椅共用用一台电脑，用书包，甚至用图书馆的书刊占坐位。解决矛盾的方法是加强管理。首先在图书馆规章制度中要明确规定违规行为的处理规则，而图书馆管理员的严格管理是关键。管理员要实行巡视服务制(佩戴工作牌巡视服务)，不要坐班服务制(坐等服务台服务)。
　　每当发现读者的违规行为，一是要教育，二是要作违规行为记录，并由专人建立读者行为数据库。数据库的内容非常简单：姓名，学号，行为内容(包括违规内容和做好事内容)，发生时间。数据库具有自动排序功能和检索功能。我馆自2005年建库以来有严重违规行为读者1000多人次，只有一次记录的约占90％。我们在读者第一次违规时就明确告诉读者，吸取教训，不能再犯。严重违规2次以上，通报所在院系，要其写出检讨书，并视严重程度和态度作出相应的处罚；在图书馆义务劳动若干小时或罚款。2OO6年学校公示推荐省级优秀毕业生名单，图书馆工作人员发现其中有2位学生在图书馆有严重违规行为5次，立即报告学生处。学生处约谈二位学生，他们承认违规事实，从而被取消优秀毕业生资格。读者知道图书馆有违规次数记录的数据库，影响比较大，违规行为开始减少。
　　合理安排工作时段的工作人员是科学管理的重要内容。根据我们多年调查统计发现，不同时段来馆读者数量很不相同。图书馆流通服务时段与服务量之比为8：00—17：00(9小时)：17：00—22：00(5小时)=0．9：1．1，即晚上每小时的工作量大约是白天每小时工作量的1．8倍。因此要根据服务量大小合理安排人力。图书馆的公共服务人员约占全馆人员总数三分之二，因此合理安排专业人员，非专业人员，学生助理也很重要。
　　1．2阅览管理
　　在藏阅一体化的条件下图书阅览与流通没有多大差别。主要问题在是否需要建立专业阅览室的问题。
　　书刊资料合一的专业阅览室，对于大馆可能比较有作用。一般图书馆这样的专业阅览室应该设在分院或系资料室。
　　报刊阅览室排架问题是大家比较关心的问题，应考虑学校的专业设置按分类号排架为好。类不宜设得太小，以设大类较好。我馆按专业设置及期刊的实际情况，分为42个类。现刊过刊统一用一个索刊号比较好，对读者特别方便。
　　电子阅览室的管理首先要选择一个功能适合，安全可靠的机房管理系统，工作人员可以实时监控，对于不良网站可以及时屏蔽。对于违反国家法律，及版权法规定的用户也能检查发现，给予教育与处理。
　　电脑设备防窃在图书馆已成为一个头痛问题，常有电脑芯片被盗，我馆2004年发生2台电脑芯片被盗，损失不大，影响很大。除加强巡检外，可以自行设计主机机箱(芯片)防盗装置，我馆2年前安装了以后，没有再发生过类似问题。
　　1．3参考咨询与用户教育
　　图书馆用户教育。大学图书馆的特点是每年都有一届新生入学。一个中学生刚刚进人大学，对大学图书馆都有一种好奇。我们经常碰到刚入学一天的新生就要借书。我们应该利用新生这种心情，及时做好新生的人馆教育。这对于以后图书馆的管理大有好处。多数图书馆人员紧张，学生又多。如何解决这个矛盾。我们的做法是培养一批图书馆学生助理替代图书馆员做这项工作。当然事前要对他们进行必要的培训，同时编好“图书馆手册”，另外准备一份人馆教育测试题。
　　每个图书馆学生助理每次带一个班，先发给每个新生一份手册和一份测试题，在进行一次实地参观讲解后，再请学生做测试题。不知道的题目可以问，可以查手册，让新生基本了解图书馆，得到利用图书馆的基础知识。这样一次参观大概需30分钟。
　　有条件的馆也应该开展文献检索与利用教育，查新服务，定题服务，个体用户信息服务，校外用户信息服务。大学图书馆应该向社会开放服务，大学本来是社会的一部分。
　　一般说来一个城市大学图书馆的整体文献资源是最丰富的。
　　1．4建立一个美观大方，有个性，实用性强的好网页
　　图书馆的网页对读者的引导作用实在是太大了，可以比作高速公路上的指路牌。没有路牌肯定不行，路牌编得不好会让司机走冤枉路。图书馆的网页制作还有很多事可做，是图书馆员可以大大发挥才能的地方。